Outsourcing voor grote bedrijven | Houdt overzicht met een project management tool

Door Sjaak van Leers gepubliceerd op Tuesday 26 November 14:01

Grote bedrijven weten dat wanneer je maximale winst wil behalen je andere bedrijven nodig hebt om dit te bereiken. Outsourcing wordt vaak toegepast door grote bedrijven wanneer eigen kennis binnen de organisatie ontbreekt. Je verwacht dat de externe partij op een gedegen manier en integere manier omgaat met kennis, kunde en tijd.

Maar hoe hou je hier overzicht over en hoe zorg je dat de juiste kennis ook bij de juiste persoon terecht komt binnen de organisatie? Met de huidige technologie is een projectmanagement tool (PMT) niet meer weg te denken. Het helpt namelijk een organisatie met de verdere professionalisering van een project en de software planning. De kans dat het project ook daadwerkelijk slaagt neemt toe en de kosten nemen af. Maar hoe implementeer je een PMT en welke stappen moet je precies nemen om het tot een succes te laten komen?

Goede positionering is noodzakelijk

Om het project te laten slagen door middel van een PMT is het noodzakelijk dat de belangrijkste sleutelfiguren op de hoogte zijn van deze mogelijkheid. Iedereen die met het middel te maken heeft moet er namelijk vanaf weten want een PMT functioneert als de ogen en oren van alle stakeholders. Zorg er dus voor dat het PMT niet te laag in de organisatie wordt gepositioneerd maar wel echt het aanzien krijgt. Een PMT moet immers gedragen worden door de juiste sleutelfiguren en de status en autoriteit krijgen die het ook toebehoort. Alleen dan kunnen de sleutelfiguren de beschikbare informatie binnen de PMT ook daadwerkelijk veilig gebruiken. Zorg dus voor een goede software planning en laat dit doen door iemand die autoriteit heeft binnen de organisatie. 

Ken de rollen

Op het moment dat je de software planning voor de PMT voorbereid is het belangrijk om rekening te houden met drie rollen. Denk hierbij aan programmamanagement, portfoliomanagement en projectmanagement. Het is goed om vooraf na te denken over wie zorg gaat dragen over deze drie rollen. Zo is er een procesmentor nodig die alle procesverbeteringen signaleert en projectleden gaat coachen. Op die manier weet je zeker dat de afgesproken processen daadwerkelijk worden nageleefd door iedereen binnen de organisatie. Daarnaast is er een projectmanagement assistent nodig die zicht houdt op de planningen. Ook de notulen moeten door een projectmanagement assistent gearchiveerd worden en daarnaast houdt hij de voortgang van de projectleider in de gaten. Daarnaast is het handig om een governance manager aan te stellen om zicht te houden op het governance project. 


Welk materiaal is nodig

Op het moment dat bovenstaande stappen gelukt zijn en de PMT een duidelijke positie heeft binnen de organisatie en de juiste mensen zijn aangesteld gaan we over op de volgende stap. Bekijk welke materialen er al aanwezig zijn binnen de organisatie die nodig zijn om de PMT goed op te starten. Afhankelijk van het project is het bijvoorbeeld mogelijk om een bibliotheek in te richten met de benodigde materialen. Dit is niet altijd even noodzakelijk maar zorg wel voor een overzicht zodat de PMT gedegen van start kan gaan. Zorg altijd voor een duidelijke beschrijving van functies en rollen binnen het project, software planning, procesbeschrijvingen en voortgangsrapportages. Daarnaast is een communicatieplan en zijn strategische initiatieven ook niet geheel overbodig.

Implementeren

Om ervoor te zorgen dat het project ook daadwerkelijk op de juiste manier wordt uitgevoerd is het belangrijk dat er oog is voor het resultaat. Zeker in het begin is het noodzakelijk dat iedereen de kracht ziet van de PMT en dat de kleine successen gevierd worden. Zo ziet iedereen het nut van de PMT en groeit het vertrouwen dat dit middel zal zorgen voor een top resultaat in de toekomst. Oog hebben voor de kinderziektes en deze snel en daadkrachtig oplossen is ook in het begin een voorwaarde om voldoende draagkracht te houden voor het project. Elke outsourcing is anders en elk bedrijf is anders dus wees kritisch en gebruik alleen de aspecten uit dit artikel die relevant zijn voor jouw organisatie. Veel succes gewenst!
 

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.