Thuiswerken als Management Assistant, ideaal of deprimerend?

Door Nathan Essebaggers gepubliceerd op Sunday 01 January 18:18

Thuiswerkend management assistant, de toekomst? Of deprimerend en een teken van achteruitgang?

Vaak wordt gezegd dat thuiswerken als management assistant geen goed idee is. Dat het deprimeert. Dat het een synoniem is van inefficiënt werken. De wereld is veranderd sinds de komst van het internet, ook de manier van werken is veranderd. Toch blijven velen vasthouden aan gewoonten, want: ‘Vroeger was het beter’ en ‘Waarom kan alles niet gewoon hetzelfde blijven?’. Dát is net om depressief van te worden. Het is hetzelfde als zeggen dat onderwijs anno 2014 moet gegeven worden zoals men dat deed in de 16e eeuw. Men moet aanvaarden dat in een steeds veranderende wereld, men moet meegaan met zijn tijd. Het klinkt cliché, maar het is de pure waarheid. Stilstaan is achteruitgaan. En wie achteruitgaat wordt over het hoofd gezien. Vergelijk het met de evolutietheorie van Darwin: ‘Survival of the fittest’ of beter ‘Survival of the adapted’. Thuiswerken als management assistant is de toekomst!

Kostenbesparend voor werkgever én werknemer

Op gebied van kosten is thuiswerken zowel voor de werkgever als voor de werknemer een win-winsituatie. Waarom? Wel, wanneer de werknemer thuiswerkt, moet er geen extra bureau worden voorzien, wat meteen betekent dat er ook geen meubilair nodig is. Daarenboven moet de werkgever geen woon-werkverkeersvergoeding betalen. En lunch in de kantine voorzien is ook overbodig. Al de kosten die men hierop bespaart, zijn een winst voor het bedrijf, toch? Die winst kan men dan weer in andere segmenten investeren. Bijvoorbeeld in de verbetering van de ICT of in publiciteitsstunts, maar ook in grotere projecten. Denk bijvoorbeeld ook aan meer rekruteringsmogelijkheden: met het extra geld kunnen er extra mensen worden aangenomen, wat de groei van het bedrijf en de economie in zijn geheel, op lange termijn, sterk bevordert. En wat met de werkloosheidsgraad? Juist, die daalt. Naast investeringen is de kostenbesparing ook goed voor het milieu: er wordt namelijk minder verwarming en elektriciteit verbruikt. Al de voorgaande elementen samen, zorgen uiteindelijk voor de globale vooruitgang van het bedrijf, de economie én het milieu. Drie vliegen in een klap.

Ik sprak daarnet van een win-winsituatie, omdat ook de werknemer geld bespaart wanneer hij aan thuiswerken doet. Hij heeft namelijk geen vervoerkosten, omdat hij zich niet hoeft te verplaatsen met de auto of eender welk ander vervuilend voertuig. Zo worden er files vermeden en is er minder uitstoot, wat ook weer beter is voor het milieu.

Geen controle!

Een vaak aangehaald nadeel van thuiswerken als management assistant, is het feit dat de werknemer niet gecontroleerd kan worden. Dit is eerder een zwakke stelling, die om weerlegging vraagt. Het is inderdaad zo dat een werkgever niet bij de persoon in kwestie thuis kan langsgaan om te controleren of hij wel degelijk aan het werk is. Dit omdat het huis waar hij werkt, privé is. Maar er zijn andere methoden waarmee dat wel kan. Zo wordt er vaak gewerkt met een online projectmanagementsysteem. Daarin worden alle taken en gepresteerde uren bijgehouden. Op die manier is het voor de manager mogelijk om op de hoogte te zijn van de werkzaamheden van zijn assistent.

Beweren dat de werknemer niet gecontroleerd kan worden, is dus fout. Een manager is niet dom. Aan de resultaten zal hij zien of de werknemer goed werk verricht of niet. Hoe de management assistant haar werk doet, is haar eigen verantwoordelijkheid. Hier moet zij zich bewijzen t.o.v. haar werkgever en zolang het resultaat er is, is er toch geen reden tot ongerustheid?

Mensen die beweren dat er geen controle is bij thuiswerk, beweren eigenlijk dat ze op kantoor wél constant gecontroleerd worden. Maar in hoeveel bedrijven, en in hoeverre, gaat de werkgever bij elke werknemer kijken of hij zijn werk goed doet? Niet veel me dunkt. Zoals eerder vermeld is elke werknemer verantwoordelijk voor de taken die hij in een bepaalde tijdspanne moet voltooien. Doet hij dit niet of slaagt hij er niet in aan de wensen van de werkgever te voldoen, dan zal de werkgever hieruit ook zijn conclusies trekken.

Men mag ook niet vergeten dat, wanneer uw werkgever u de toelating geeft om van thuis uit te werken, dit geheel op vertrouwen steunt. Een zelf respecterend management assistant zal dat vertrouwen dan ook niet schaden.

Communicatie? Wat is dat?

Men zegt wel eens dat wanneer men van thuis uit werkt – als management assistant – dat de communicatie met de collega’s enorm verminderd. Maar is dat wel zo? Neen. Wel is het zo dat wanneer u thuiswerkt, u meer tijd en energie moet steken in het behouden van de communicatie met uw collega’s en manager(s). Anders kan u de kans hebben over het hoofd gezien te worden. Communicatie via mail en telefoon is goed, maar is toch oppervlakkiger. U mist namelijk de gezichtsuitdrukkingen en dit kan de communicatie bemoeilijken. Verder kan u zich ook erg geïsoleerd voelen wanneer u geen regelmatig contact met collega’s heeft. U mist alle smalltalk en dit zorgt voor een afstandelijke relatie met collega’s . Maar dat wil niet zeggen dat u hieraan niets kan doen. Probeer de momenten dat u wel op kantoor bent, ook sociaal te benutten. Bent u een ochtend op kantoor? Ga dan niet onmiddellijk naar huis, maar ga met uw collega’s lunchen. Als thuiswerker zal u vaker initiatief moeten nemen om aan uw sociale contacten te komen, maar het wil daarom niet zeggen dat contacten met collega’s verwateren. Het ligt volledig in uw handen. Is een lunch toch niet voldoende? Organiseer dan zelf een team building. U bent tenslotte de management assistant.

Natuurlijk zijn er anderen die helemaal geen goede band hebben met een of meerdere collega’s en dan is thuiswerken zeker ideaal. Zo wordt u niet elke dag geconfronteerd met de persoon in kwestie en kan u toch communiceren via telefoon of mail. En dat enkel voor professionele doeleinden. Collega’s kunnen u ook afleiden door al dat gekeuvel op kantoor, waardoor u zich niet goed kunt concentreren en dus ook minder productief bent. In dat opzicht is thuiswerken zeker geen nadeel. Ook heeft thuiswerken als voordeel dat het roddelen tegengaat. Hoe dan juist? Wel, als u nooit of zelden op kantoor bent kan er gewoonweg niet geroddeld worden. Natuurlijk zijn collegiale contacten wel degelijk belangrijk, dat ontken ik zeker niet, maar vergeet niet dat u op kantoor betaald wordt voor het werk dat u verricht, en niet voor de collegiale babbeltjes die u goed doen voelen.

‘De management assistant moet van alles en iedereen op de hoogte zijn.’

Tegenstanders beweren dat een management assistant van alles en iedereen op de hoogte moet zijn en dat thuiswerken deze verantwoordelijkheid beperkt. Akkoord, maar vandaag de dag leven we in een digitale wereld, dat kan u niet ontkennen. Smartphones,telefoons, Iphones, mail, sociale netwerksites,… maken deel uit van ons leven om op afstand te kunnen communiceren. Waarom kan dit dan niet op professioneel vlak toegepast worden? De manager kan perfect vanop afstand opdrachten geven aan de management assistant. En denk nu niet dat de management assistant thuis gekluisterd zit aan haar stoel. Als er iets belangrijks is waarop haar aanwezigheid is vereist, houdt niets haar tegen om even langs te gaan op kantoor. Dit bewijst nogmaals de vrijheid en flexibiliteit van een thuiswerkend management assistant.

Bovendien is het niet toevallig dat er assistant in de functiebenaming staat. Een management assistant is en blijft de rechterhand van de manager, maar de manager is de persoon die van alles en iedereen op de hoogte moet zijn. Hij leidt namelijk het bedrijf of de afdeling. Natuurlijk is het vanzelfsprekend dat ook de management assistant op de hoogte is van wat er zich op de werkvloer afspeelt, maar daarvoor hoeft zij niet fysiek aanwezig te zijn. Als ze vragen of bedenking heeft, kan ze de afdeling in kwestie om updates vragen via de gekende analoge en digitale kanalen. Conclusie: het is perfect mogelijk om op afstand op de hoogte te blijven over het reilen en zeilen op de werkvloer.

Werken als thuiswerkend management assistant is mogelijk, afhankelijk van het soort bedrijf waar men bij werkt. Voor kmo’s blijft thuiswerk een moeilijk haalbare kaart, omdat elke schakel van cruciaal belang is en daarom doorgaans fysieke aanwezigheid op de werkvloer vereist is. Opmerkelijk is wel dat 64 procent van de kmo’s thuiswerken een goed concept vindt en dan vooral om mobiliteitsproblemen tegen te gaan en flexibiliteit te kunnen bieden. Bovendien zijn de voorstanders van thuiswerken ervan overtuigd dat hun medewerkers thuis meer geconcentreerd kunnen werken. Hierdoor zijn ze productiever, wat het bedrijf en de werknemer alleen maar ten goede komt.

Voor multinationals en overheidsbedrijven wordt telewerk sneller toegelaten, omdat elke dienst verschillende personeelsleden telt. De constante aanwezigheid van bepaalde werknemers is hier dus niet vereist.

‘Thuiswerk en depressie hangen samen.’

Erger dan beweren dat thuiswerk de communicatie tussen collega’s doet wegvallen, is beweren dat het zorgt voor eenzaamheid en depressies. Dit hangt echter af van persoon tot persoon. Sommigen zijn er vatbaar voor, anderen minder of zelfs niet. Het is inderdaad zo dat de contacten tussen u en uw collega’s kunnen verminderen, omdat u van thuis uit werkt. Maar zoals eerder vermeld in dit artikel ligt het volledig in uw eigen handen. Wanneer u toch een keer op kantoor moet zijn, in de ochtend bijvoorbeeld, ga dan tijdens de middag met u collega’s lunchen. Dit zorgt ervoor dat u zich even kunt ontspannen en terwijl met uw collega’s een praatje kan maken.

Mensen die ervan overtuigd zijn dat thuiswerken depressief maakt, moeten misschien eens nadenken over hoe dat juist komt. Het probleem ligt niet bij het thuiswerken op zich, het ligt eerder aan hoe u dat als persoon ervaart en of bekijkt. Alles hangt af van hoeveel moeite u wil doen om uw sociale contacten met collega’s te onderhouden. Dit geldt trouwens niet alleen voor management assistants, maar voor ieder individu.
Ook is het zo dat management assistants niet alleen thuis werken. Zij maken niet alleen facturen of schrijven niet enkel brieven, maar gaan ook regelmatig naar het kantoor om bijvoorbeeld presentaties te geven of gaan soms op klantenbezoek. Kortom; het is alom bekend dat velen een verkeerde visie hebben van wat thuiswerken als management assistant inhoudt en daardoor verkeerde conclusie trekken.

‘Thuiswerken leidt af.’

Wat vaak wordt aangehaald, om afbreuk te doen aan thuiswerk als management assistant , is het argument dat u wordt afgeleid van uw werk door uw gezin of uw huishoudelijke taken. Dit is niet het geval. Tenminste wanneer u goed kan plannen en een duidelijk werkritme aanneemt.

Wanneer u van thuis uit werkt, is het belangrijk om een eigen werkplek in te richten. Een eigen bureau, in een aparte kamer. Liefst met een deur. Wanneer u dat doet is het al moeilijker om gestoord te worden tijdens uw werk.
‘Maar u kan toch ook afgeleidt worden door uw huishoudelijke taken?’ zegt men dan. Waar, maar deze afleiding hoeft niet per se negatief te zijn. Wanneer u pauze neemt kan het geen kwaad om uw was even op te plooien of even te strijken. Zo doorbreekt u even de sleur, kan u pauze nemen en moet u ’s avonds uw huishoudelijke taken niet meer doen. Het tegenargument dat hierop vaak volgt is: ‘Ja, maar dan bent u ofwel aan het werk, ofwel uw huishouden aan het doen,en dus eigenlijk altijd aan het werk.’ Waar, maar het huishouden moet sowieso gedaan worden. Bij thuiswerken heeft u net de mogelijkheid om dit zelf in te plannen, tijdens de werkdag. Werkt u op kantoor? Dan moet u het huishouden sowieso na de werkuren doen. Wat zou u kiezen? Een dag waarop u zowel uw werk als uw huishoudelijke taken verricht heeft, waardoor u ’s avonds nog tijd kan doorbrengen met uw gezin, of een dag waarop er nog een berg strijk op u wacht nadat u het avondeten net heeft binnen geschranst? Ik denk dat de keuze voor velen snel gemaakt is, zeker wanneer men kinderen heeft.

Iedereen heeft zijn of haar mening over deze kwestie, maar het komt aan op planning en initiatiefneming. Deze twee pijlers zijn cruciaal bij thuiswerk. Kan u niet goed plannen? Of neemt u weinig tot geen initiatief? Dan moet u zich misschien eens afvragen of u wel het juiste beroep uitoefent.

Thuiswerken als management assistant is de toekomst en is alleen maar in uw voordeel. U heeft een vast inkomen, u kan uw dag – afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn met uw manager- indelen zoals u wil én u werkt zelfstandig, zonder dat er een manager op uw vingers kijkt. Hierdoor bent u productiever, wat zowel voor u als voor het bedrijf een voordeel is. Eigenlijk geniet u als thuiswerkend management assistant van alle voordelen die een zelfstandige heeft, enkel de nadelen heeft u niet. U heeft meer vrijheid om uw privé en werk te combineren, zoals het u past. Sociale contacten worden onderhouden en of bevorderd, afhankelijk van uw persoonlijke input. Werken op kantoor of van thuis uit, als management assistant? De functie is de laatste vijf jaar enorm veranderd. Veel bedrijven zijn voorstander van thuiswerken en dat aantal blijft stijgen. En dat omwille van de voordelen voor beide partijen.

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.