Wat doet een goede telefoniste

Door Freekkanters gepubliceerd op Monday 07 July 10:14

Telefonisten zijn werkzaam in veel verschillende arbeidsorganisaties. Groot, klein, profit, non-profit. De belangrijkste taken van een telefoniste zijn het ontvangen van bezoekers en goederen, het verwerken van telefoonverkeer en het uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden. Tijdens deze werkzaamheden moet de telefoniste gebruik maken van de Nederlandse of een moderne vreemde taal.

Tijdens het ontvangen van bezoekers treedt zij op als gastvrouw waardoor zij het 'visitekaartje' van de organisatie is, hierbij moet zij de bezoekers correct door kunnen verwijzen. Tijdens het ontvangen van telefoongesprekken moet zij zorgen voor een goede bereikbaarheid, neemt zij telefoonnotities op en zorgt zij voor de ontvangst en distributie van e-mails en faxen. De aan- en afwezigheidsregistratie van de werknemers kan tot haar taken behoren. Zij ondersteunt eveneens de verzorging van correspondentie, bij mailingen, bij data-invoer en overig licht administratief werk.

Naar mate een organisatie kleiner is, zal de complexiteit van de werkzaamheden groter zijn. De taken van de telefoniste zijn dan uitgebreider en haar beslissingsbevoegdheid is groter. Binnen grotere organisaties zal sprake zijn van een taakverdeling binnen een afdeling en een leidinggevende die de verantwoordelijkheid draagt.

Leuk en minder leuk

Het komt nog al eens voor dat een agressief of verward persoon contact opneemt met een telefoniste waarbij zij beledigd wordt. Bij dit soort situaties moet de telefoniste altijd rustig en vriendelijk blijven. Het is echter wel leuk wanneer je een bezoeker goed kunt helpen en je merkt dat je jouw werk daadwerkelijk goed doet. De eerste paar dagen en telefoontjes kunnen vervelend zijn en kun je zenuwachtig worden, maar na een paar weken merk je hoe leuk het werk is en hoe groot de rol van een telefoniste eigenlijk is binnen een bedrijf.

Een goede telefoniste bezit de volgende competenties:

  • Kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie
  • Kan prioriteiten stellen
  • Kan werkzaamheden plannen
  • Spreekt correct Nederlands
  • Kan samenwerken met collega's
  • Is niet chaotisch
  • Straalt rust uit
  • Bezit mensenkennis
  • Is loyaal
  • Is flexibel
  • Is klantgericht
  • Is creatief
  • Is assertief
  • Is servicegericht
  • Is dienstverlenend

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.