Zakelijk rijden in een privéauto: reiskostenvergoeding en btw

Door De-realist gepubliceerd op Wednesday 26 March 14:47

Vele onduidelijkheden zijn er als zzp’er wat nou de beste fiscale constructie is in het rijden met een auto. Wat mag, en wat mag niet, en welke administratie moet u bijhouden ? Vooral omdat er onlangs nog weer nieuwe regelingen bijgekomen zijn, waardoor alle verouderde adviezen op internet veelal onbruikbaar blijken. Voor de echte sleutelaars blijkt rijden in een oude auto mogelijk helemaal lucratief.

Lees ook: de-btw-vrijstelling-van-de-kor-kleine-ondernemersregeling

Auto op de zaak of privé ?

Er zijn twee soorten belastingen waar u rekening mee moet houden: de inkomstenbelasting en de btw. De regelgeving hiervoor kan anders zijn. U kunt voor de btw ervoor kiezen uw auto op de zaak te zetten, of privé aan te houden; voor de inkomstenbelasting mag u eenzelfde keuze maken, hetgeen dus leidt tot vier verschillende opties: Privé voor de btw maar op de zaak voor de inkomstenbelasting, of net omgekeerd, etc.
Qua administratie is een auto op de zaak wel zo eenvoudig, maar u zit dan wel met een bijtelling, die fiscaal gezien niet altijd gunstig is. Het zijn de bekende 14% of 25 % bijtelling: 14% van de nieuwwaarde van de auto moet u bij uw inkomen optellen, en daar dus belasting over betalen. Rijdt u een oude auto, met weinig privé kilometers, dan is deze bijtelling soms al hoger dan de werkelijke autokosten.

Auto privé voor de inkomstenbelasting

Dit is het meest gemakkelijke. U brengt de bekende 19 cent per kilometer ‘ten laste van de winst’. U trekt dus 19 cent af per kilometer, waarbij u er op moet letten, dat u deze kilometers kunt verantwoorden.:
- Voor de omzet die u bij klanten in rekening brengt is dat geen probleem: u hebt immers dan nog de facturen.
- Maakt u daarnaast ook nog ritten, vergeet ook de kleine ritjes niet, dan moet u die aannemelijk kunnen maken. Bewaar bonnetjes van een bezoek aan een beurs, teken aanwezigheidslijsten, etc.
- Indien u moet omrijden, moet u dit ook netjes bijhouden, met de reden.
U kunt er ook voor kiezen, die vijf kilometer omrijden dan maar niet op te schrijven, en die vijf maal negentien cent, (een euro) en daar dan de belasting over (32 of 42 cent), maar zelf te betalen.

Autokosten voor de btw

Hier wordt het lastiger, maar u mag de btw over de autokosten aftrekken voor de btw. Dit mag dus bovenop de 19 cent per kilometer. De logica hierachter is, dat: als u ergens heen rijdt en een product (of dienst)  aflevert, u over het gehele factuurbedrag btw moet berekenen. Ook over de reis-f verzendkosten. Op de inkoopsprijs van dat product zat ook btw, en die mag u aftrekken, net als de btw van allerlei andere kosten. En dus is het ook logisch dat de btw over overige kosten, zoals die van de auto, aftrekbaar is.

Traceerbaarheid
Niet alle autokosten zijn aftrekbaar: alleen de brandstof en het onderhoud. Op  verzekeringskosten zit geen btw.
U moet alle bonnetjes bewaren en kunnen tonen, en bovendien moet de brandstof niet contant betaald zijn: dat is niet traceerbaar. In diverse publicaties valt te lezen, dat u dit ook op een zakelijke rekening of met een tankpas van MKB-brandstof moet doen: dit berust op een misverstand, waarschijnlijk in de wereld gebracht door deze laatste partij. Deze MKB-brandstofpas kost u € 72,- per jaar.

Wilt u toch tanken op een pasje, zodat deze kosten goed traceerbaar zijn, dan is een tankpas van een oliemaatschappij een veel betere oplossing: deze is namelijk gratis ! U betaalt dan wel een bedrag borg, een paar honderd euro, maar hierop krijgt u een rente die veelal hoger is dan bij een spaarrekening bij uw bank.
623a2fa553cd44a5121a35b2f25c0fe4_1395844

Zakelijke versus privékilometers, belaste versus onbelaste omzet

De  btw is aftrekbaar voor het gedeelte dat u zakelijk rijdt. Rijdt u dus 60% van uw ritten zakelijk, dan mag u 60% van de btw, opgespaard met al die bovengenoemde bonnetjes, aftrekken.
Levert u ook diensten die onbelast zijn voor de btw, bijvoorbeeld in het onderwijs of de zorg, dan zijn deze voor de btw niet belast.  U brengt de klant dus geen btw in rekening. Dit betekent echter ook, dat u geen btw af mag trekken, ook niet deze btw op de autokosten.

Zou u een gedeelte belaste diensten leveren, en een gedeelte onbelast, dan mag u alleen de zakelijke, belaste kilometers rekenen.

Stel u rijdt in een privé auto af en toe ook voor de zaak. U rijdt
- 40% privé,
- 30% zakelijk maar vrijgesteld voor de btw,
- 20% zakelijk-belast, en
- 10% zakelijk, maar niet omzet-gebonden.
De 20% mag u sowieso aftrekken, de 10% die niet omzetgebonden is moet u verdelen over belaste en vrijgestelde omzet. De niet omzetgebonden kilometers (bijvoorbeeld het bezoek aan een beurs) verdeelt u naar rato van de omzet over de beide categoriën. Is bijvoorbeeld 40% van uw omzet belast, dan mag u nog 40% van die 10% aftrekken. Zo komt  u tot 20 + 4 = 24% van het btw-bedrag wat u af mag trekken.

Kilometeradministratie

Dan is het nog de vraag, hóe u deze kilometers moet bijhouden.

Het gemakkelijkst is het, om de kilometerstand op 1 januari te noteren, dan die op 31 december, en dan de zakelijke kilometers bij te houden. Die zijn immers al via de facturen te traceren. De zakelijke kilometers die niet omzetgebonden zijn, moet u nog apart bijhouden, in de praktijk zijn dit de uitzonderingen, en die staan bijvoorbeeld nog wel in uw agenda.

Geen administratie bijhouden : wellicht aantrekkelijk !
U kunt er ook voor kiezen geen administratie bij te houden: U kunt dan nog steeds alle btw op brandstof én onderhoud aftrekken. U brengt dan een forfaitair bedrag van 2,7% van de catalogusprijs van de auto op het eind van het jaar in rekening van de btw. Bij een auto ouder dan vijf jaar is dit 1,5%
Stel u rijdt een al wat oudere, kleine auto, die nieuw € 16.000 kostte, dan betaalt u eens per jaar € 240 aan btw. Voor dat bedrag mag u dan wel de btw op alle brandstof en onderhoud aftrekken.
U voelt hem al aankomen: u gaat even rekenen of dat misschien hoger uitvalt dan € 240. Met een redelijk aantal kilometers, en (dus) nogal wat onderhoudskosten, komt u hier al snel aan. En u hoeft geen administratie bij te houden.

In mijn geval bleek dat echter geen optie: ik lever vrijgestelde diensten, kan dus ook geen btw aftrekken. Zou u een deel vrijgestelde omzet hebben, stel 50%, dan mag u ook maar 50% van de btw op onderhoud en brandstof terugvragen. U hoeft dan ook maar de helft van dit forfaitaire bedrag in december te betalen. Het rekensommetje wat het voordeligst uitpakt blijft dan hetzelfde.

En de meest lucratieve optie: rijden in een oude auto !
De btw op brandstof en onderhoud mag u dus aftrekken, naar rato van de gereden zakelijke kilometers. Maar wat, als u geen kilometeradministratie bijhoudt ? Dan moet u dus 1,5 % van de catalogusprijs voor de btw bijtellen. Simpele normberekeningen leren dat dat ook wel ongeveer het bedrag is wat u prive aan btw kwijt zou zijn.
Heel anders wordt het echter wanneer u een vijftien jaar oude auto rijdt. In dat geval trekt u niet 15 % van de catralogusprijs af, maar 1,5 % van de dagwaarde. En die kan zomaar bijna nihil zijn, althans zo laag dat 1,5 % van dat bedrag erg laag uitvalt.
In dat geval houdt u dus géén kilometeradministratie bij, u trekt alle btw af van benzine en onderhoud, en dus ook van de prive-ritten. U bespaart hiermee behoorlijk op uw privé-autokosten.
fd90b06fbecee61071fe805c5a88a368_1396227
een vijftien jaar oude auto kan erg voordelig uitpakken

bronnen:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aftrekken/btw_en_de_auto/zakelijk_gebruik_van_de_priveauto/zakelijk_gebruik_van_de_priveauto


 

 

 

 

 

 

 

Reacties (5) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.
http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/auto_en_vervoer/auto_van_de_onderneming/autokosten/, en neen, daar zie ik de speciale regeling voor oudere auto's nu niet meer staan. Die oude)re) auto's hebben natuurlijk sowieso wat onder vuur gelegen, dus het kan zijn dat dit veranderd is.
10 juli 2015
Is de lucratiefste optie nog steeds van toepassing voor zowel 2014 als 2015?
En waar is dit op de site van de bel.dienst terug te vinden?

Dank je, Erik
Bedankt, de laatstte optie voor de aantrekkelijke regeling met een vijftien jaar oude auto nog bijgevoegd.
In jouw geval zul je dus ook weer alleen de btw over de zakelijke kilometers af mogen trekken. En eigenlijk is dat ook eerlijk: daar gaat het om.
In die extra optie kun je het zo creeren dat je ook prive geen btw betaalt. En dan wordt het opeens wel erg aantrekkelijk...
Goede info. Ik rijd in een privé lease-auto en kan de btw over de leaseprijs en de brandstof aftrekken, ook een interessante optie! Ik heb wel een B.V....