Efficiënt e-mailen

Door Gymbo gepubliceerd op Saturday 06 October 10:06

E-mail is een fantastisch hulpmiddel als het op de juiste manier wordt gebruikt, maar een verkeerd gebruik kan heel wat last veroorzaken. Zowel op werk als privé is e-mail de meest gebruikte vorm van communicatie. Via een interne e-mail kunnen we snel en efficiënt met onze collegas op werk communiceren, terwijl we met onze externe mail snel snel en frequent contact hebben met klanten, verkopers. Of een snel privé mailtje naar vriend.

Omdat e-mails zo gemakkelijk te gebruiken zijn, antwoorden we dikwijls te snel en ondoordacht in plaats van na te gaan of we wel echt de vraag hebben beantwoord. Denk maar hoe dikwijls je op de “send/verzenden” knop drukt, voordat je je realiseert dat je eigenlijk nog iets had moeten vermelden in de e-mail die ondertussen al onderweg is over de elektronische snelweg.

Hieronder staan enkele tips en weetjes die je kunnen helpen je e-mails doeltreffender te maken
- Kijk altijd de spelling van je werk of boodschap na. De spelling is voor iedereen van belang. Als je deze niet nakijkt suggereer je dat de boodschap niet belangrijk voor je was.
- Denk na voor je iets schrijft, maak indien nodig voor je begint een lijstje met belangrijkste punten
- Als je antwoord op iemand anders zijn/haar e-mail, zet dan de geschiedenis van het bericht mee in je antwoord zodat de lezer de boodschap in de juiste context kan plaatsen.
- Hou het simpel. E-mail is een vorm van snelle communicatie. Als een onderwerp ingewikkeld is en je meer ruimte nodig hebt dan het initiele scherm, stuur dan de volledige tekst in bijlage en gebruik e-mail als korte samenvatting
- Maar het onderwerp van je e-mail zo informatief mogelijk. Gebruik een “voorspelbaar” onderwerp dat de boodschap meegeeft van wat volgt in de eigenlijke e-mail. Onderschat de rol ven een goed gekozen onderwerp in een e-mail niet.
- Het “To:” veld gebruik je enkel voor die ontvangers waarvan je verwacht dat ze ook echt actie gaan ondernemen na lezen van je mail. Mensen in het “Cc:” veld weten dat de betreffende mail voor hen informatief is en dus geen actie moeten ondernemen. Als iedereen deze regels in acht neemt, kunnen we allemaal effcienter omgaan met e-mail verkeer.
- Stuur je e-mail ook enkel naar deze die de boodschap ook echt moeten ontvangen. Als de mail niet essentieel is voor een andere gebruiker, stuur hem dan niet door naar die persoon. Definieer en verklein je doelpubliek van mensen die nood hebben aan jouw bericht.
- Let op je schrijfstijl. Het is gemakkelijk te denken dat je schrijfstijl bondig is, terwijl de lezer je schrijfstijl ervaart als kortaf. Schrijf dus op een vriendelijke, neutrale manier. Zou je het erg vinden indien iemand je bericht op een notabord zou hangen? Indien ja, verstuur de mail dan niet.
- Lees de tekst nog ens extra na voor je ook werkelijk op de “send” button drukt, heb je ook de beloofde bijlage toegevoegd?
- Denk na en dan pas KLIK !

 

Met deze tips kan je de kwaliteit en doeltreffendheid van je e-mails verbeteren. Doeltreffendheid in e-mails werkt aanstekelijk, dus laten we samen een positieve e-mail epidemie starten.
 

Reacties (1) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.
En waar is BCC, voor mij de een van de belangrijkste.