To-do lijst in Excel

Excel is erg geschikt voor het maken van lijstjes, zoals to-do lijstjes of boodschappenlijstjes. Een printbare lijst in Excel is gemakkelijker op te zetten en te bewerken dan een tabel in Word. Bovendien biedt Excel extra mogelijkheden, zoals het rangschikken op categorie, deadline en prioriteit. Met voorwaardelijke opmaak kan je de aaibaarheid van je lijst nog meer vergroten door categoriën te kleuren, verstreken deadlines rood te maken of afgevinkte taken door te strepen.

Excel is een spreadsheetprogramma van Microsoft. Het is zowel thuis als op het werk een handig hulpmiddel voor het maken van berekeningen, grafieken en tabellen. Onderstaande uitleg gaat uit van enige basiskennis, zoals formules maken en naar beneden kopiëren. De uitleg is gebaseerd op Excel 2007, maar werkt meestal ook voor andere versies.

Algemeen over functies

De argumenten in een functie worden gescheiden door een komma in de Engelse versie of een puntkomma in de Nederlandse versie. Bij verkeerd gebruik werkt de formule niet meer. Wil je controleren welk scheidingsteken jouw Excelversie gebruikt, dan kan je dit controleren tijdens het intypen van een functie. Zodra je =FUNCTIE intypt (vul hier een bestaande functie in), komt er in beeld welke argumenten je moet invullen en welk scheidingsteken je moet gebruiken.

Opzet to-do lijst

Begin een to-do lijst met een aantal kolommen. Voorzie elke kolom van een naam op de eerste regel. Je kunt bijvoorbeeld de volgende kolommen aanmaken:

• gedaan (om af te vinken)
• prioriteit
• moeilijkheid
• categorie
• taak: omschrijving van de taak
• persoon: wie moet de taak uitvoeren?
• deadline: wanneer moet de taak (uiterlijk) af zijn?

Afvinken gaat als volgt: selecteer de cellen in de afvinkkolom. Verander het lettertype in Marlett. Wanneer je een a typt, verschijnt er een vinkje. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de lijst te printen en op te hangen. In dat geval vink je met een pen of potlood af.

De meeste kolommen zijn optioneel. Onnodige kolommen maken de lijst minder overzichtelijk. Wanneer de to-do lijst te groot wordt, is het beter om meerdere lijsten te maken, bijvoorbeeld per persoon of per hoofdcategorie. Een voorbeeld staat in onderstaande afbeelding weergegeven.

Als je lange omschrijvingen van je taken hebt, dan passen deze niet altijd in de cellen. Meestal wil je je kolom niet te breed maken, dus dan is dit de oplossing. Ga op de cel staan en klik op de rechtermuisknop. Kies format cells, ga naar het tabblad alignment en vink wrap tekst aan. Het kan zijn dat je deze bewerking voor iedere cel apart moet doen. Sneller is om de opmaak van de bovenste cel aan te passen (er moet al wel tekst in staan) en deze naar onderen te kopiëren (en de tekst weer te verwijderen).

Autofilter

Wanneer je een klein lijstje hebt (het hoeft nog niet af te zijn) kan je het autofilter aanzetten. Ga naar het tabblad data en klik in de sort & filter groep op filter. Er verschijnen pijltjes in de kopjes. Door op een pijltje te klikken, kan je de onderstaande kolom op de gewenste manier sorteren. Zo kan je je lijstje sorteren op taken (alfabetische volgorde), maar ook op prioroteit, categorie, persoon, of deadline.

Tabel

Wanneer je een tabel maakt van je lijst, wordt hieraan automatisch een autofilter toegevoegd. Bovendien wordt je lijst hiermee gelijk wat mooier. Op het tabblad Insert onder Tables klik je op Table. Selecteer je tabel, vink aan dat je tabel headers heeft en klik op OK. Zodra je op je tabel staat, verschijnt het tabblad design (ontwerp), met opties om je tabel op te maken.

Keuzemenu maken

Heb je geen zin om elke keer de naam van de categorie of de naam van de verantwoordelijke voor een taak in te typen? Maak dan een dropdown keuzemenu in de betreffende kolom. Dat gaat als volgt:

• Ga bovenaan in de kolom staan.
• Ga naar het tabblad data, klik in de groep data tools op data validation en kies vervolgens data validation.
• In het scherm dat verschijnt, op het tabblad settings (instellingen) kies je bij allow (toestaan) voor list (lijst).
• Bij source (bron) kan je alle keuzemogelijkheden intypen gescheiden door komma's (Engelse versie) of puntkomma's (Nederlandse versie).
• Een andere manier is om de keuzemogelijkheden op een andere plek in je werkblad in te typen en vervolgens naar deze cellen te verwijzen in source.
• Copiëer vervolgens de formule naar beneden in de kolom om steeds zo'n keuzemenu te krijgen.

Opmaak met Conditional Formatting (Voorwaardelijke Opmaak)

Met voorwaardelijke opmaak, kan je je lijst van diverse extra’s voorzien. Onder het tabblad home ga je naar conditional formatting (voorwaardelijke opmaak). Klik op manage rules (regels beheren). Je kunt een nieuwe regel toevoegen en vervolgens kiezen uit verschillende opties.

Hier volgen een paar voorbeelden, waarbij je moet kiezen voor de onderste regel: het gebruiken van een formule.

Categoriën een kleurtje geven

• Formule: =OR($D6="naam categorie") waarbij $D6 naar de bovenste cel in de kolom categorie verwijst.
• Wil je meerdere categoriën dezelfde kleur geven, typ dan: =OR($D6="naam categorie 1",$D6="naam categorie 2")
• Format: kies de gewenste celopmaak onder Number, Font, Border en Fill (Getal, Lettertype, Randen, Patronen). Kies bijvoorbeeld een kleur voor de letters (Font) of achtergrond (Fill). Klik op OK.
• Klik nogmaals op OK
• Onder applies to (verwijst naar) kan je de cellen selecteren, waarvan de opmaak moet worden gewijzigd. Selecteer de kolommen die je een kleurtje wilt geven. Wanneer je de hele tabel selecteert, wordt de hele regel, waarin een bepaalde categorie staat, gekleurd.

Afgevinkte taken doorstrepen of grijs drukken

• Formule: =OR($A6="a") waarbij $A6 naar de bovenste cel in de kolom gedaan verwijst. (Een vinkje is een letter “a” in het lettertype Marlett.)
• Format: kies Font (Lettertype) en selecteer strikedthrough (doorgestreept). Of kies Font (Lettertype) en selecteer grijze letters. Klik op OK.
• Klik nogmaal op OK
• Onder applies to (verwijst naar) kan je de hele tabel selecteren, zodat voor een afgevinkte taak de hele regel wordt doorgestreept.

Deadlines rood maken

• Formule: =$E6deadline verwijst.()>
• Format: kies Font (Lettertype) en selecteer rode letters. Klik op OK.
• Klik nogmaals op OK
• Onder applies to (verwijst naar) kan je de deadline kolom selecteren, zodat bij een verstreken deadline de datum in rode letters wordt weergegeven. Wanneer je de hele tabel selecteert, wordt de hele regel van een verstreken deadline rood.

Bronvermelding

• help-functie in Excel 2007
• http://www.archilogiq.nl/pageid=256/Tips_&_Tricks.html