x

Inloggen

Je bent nog niet ingelogd. Aanmelden of een nieuw account Registreren

Het organiseren van een congres, hoe doe je dat?

Door Lars Vermoolen gepubliceerd op Friday 21 June 10:11

Ben jij van plan om een congres te organiseren? Maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In dit artikel lees je precies waar je rekening mee moet houden!

Uitnodiging

Een congres begint natuurlijk met een uitnodiging. Denk goed na wie je allemaal uitnodigd, want dit moeten natuurlijk mensen zijn die overeen komen met de doelgroep van het congres. Daarnaast moet je wel rekening houden met de ruimte die je beschikbaar hebt. De congreslocatie kan beperkt zijn, waardoor je misschien liever niet teveel mensen uitnodigd. Zorg dat de locatie over voldoende ruimte beschikt om alle deelnemers een plek te geven tijdens het congres. Daarnaast moet het natuurlijk goed te bereiken zijn voor de doelgroep. 

De inhoud

De gasten komen uiteindelijk naar het congres vanwege de inhoud. Er moeten dus sprekers zijn die iets relevants kunnen vertellen. Een overkoepelend onderwerp helpt vaak goed om een rode draad aan te houden en daarnaast is dit het onderwerp waar de gasten voor komen. Let op dat als er sprekers worden uitgenodigd dat deze ook daadwerkelijk iets toevoegen aan het congres. Een goede mix tussen sprekers vanuit de organisatie en sprekers van buitenaf is vaak erg succesvol, maar stem dit goed af. Dit hangt van de aanwezige kennis over het onderwerp af. 

Afwisseling

Mensen zijn tegenwoordig snel verveeld. Op het moment dat de gasten continu naar sprekers luisteren is dit veel van hetzelfde. Om enige afwisseling te creëeren is het mogelijk om workshops en pauzes in de planning te zetten. Op die manier is er afwisseling in het programma. 

De kosten

Kijk wel uit met de kosten die je maakt. Congressen kunnen erg prijzig zijn en zeker als er niet op het geld wordt gelet. Door simpelweg een lijstje bij te houden met de vaste en variabele kosten creëer je direct veel meer inzichtelijkheid in de financiën. 

Wat moet ik hebben?

Er zijn verschillende dingen die handig zijn om te hebben bij het congres. Zo zijn naamkaartjes handig om te zorgen dat iedereen direct weet wie de spreker is. Verder is een tafelstaandaard voor de spekers erg nuttig om bepaalde zaken mee te benoemen. Ook kan het voorkomen dat de spreker graag dingen wil noteren of tekenen tijdens de presentatie. Een whiteboard met stiften zijn dan heel prettig om te hebben. 

Een beamer is in bijna alle gevallen nodig, omdat tegenwoordig vaak vanuit PowerPoint of andere presentatieprogramma's gewerkt wordt. Tot slot wil de spreker misschien graag visitekaartjes uitdelen aan het publiek. Zorg dat hier de mogelijkheid toe is, want het publiek kan geïnteresseerd zijn om contact op te nemen met de spreker.

 

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.