Positief en effectief vergaderen

Door Freekkanters gepubliceerd op Thursday 15 May 14:07

Iedereen die met collega’s werkt is bekend met vergaderen. Voor sommige mensen zijn vergaderingen waardevol en anderen zien het als complete tijdsverspilling. Dit laatste klinkt eigenlijk heel vreemd, want een vergadering heeft altijd een doel. Een vergadering biedt de mogelijkheid om van elkaar te leren, maar ook om samen ergens naartoe te werken.

Het belang van vergaderen

Vergaderen binnen een bedrijf is erg belangrijk om op een georganiseerde manier zowel informatie, standpunten en ideeën uit te wisselen. Daarnaast is een vergadering ook bedoeld om elkaars mening te horen en om gezamenlijk besluiten te nemen.

Een goed georganiseerde vergadering kan heel zinvol zijn, terwijl een slecht voorbereide vergadering misschien wel tijdsverspilling kan zijn. Tijdens een goede vergadering moeten alle deelnemers zich aan dezelfde regels houden, de agenda moet aangehouden worden en er moet een notulist en een voorzitter zijn. Een coachend leiderschap leent zich goed voor vergaderingen, bij een autoritair leiderschap zal een vergadering minder vaak gepland worden.

Waarom vinden sommigen vergaderen tijdsverspilling?

Voor sommige mensen is vergaderen tijdsverspilling. Dit kan te maken hebben met niet graag samenwerken, tijdsmanagement en de verwachtingen.

Wanneer iemand niet graag samenwerkt zal hij ook het belang van een vergadering niet inzien. Dit is te wijten aan het feit dat een individuele werker geen boodschap heeft aan de mening van een ander. Het volgende punt is tijdsmanagement, voor iemand die het lastig vindt om te plannen kan een vergadering een last zijn. Dit neemt kostbare tijd in beslag. Het laatste punt is de verwachtingen die iemand stelt aan een vergadering. Door van te voren duidelijk aan te geven waar de vergadering over gaat en wat er van je verwacht wordt kun je dit probleem voorkomen.

Irritaties tijdens vergadering

Om goed en effectief te kunnen vergaderen moet je op de hoogte zijn van de grootste irritatiepunten en valkuilen. Wanneer je hiervan op de hoogte bent kun je hier ook rekening mee houden. Hier een opsomming van valkuilen en irritaties:

  • Het is niet duidelijk waar en wanneer de vergadering plaatsvindt
  • Niet iedereen is op tijd aanwezig
  • Het doel van de vergadering  is niet duidelijk
  • Er zitten teveel mensen bij de vergadering die eigenlijk geen relatie tot het onderwerp hebben
  • Er is geen agenda, of deze wordt niet aangehouden
  • Deelnemers zijn niet voorbereid
  • Er zijn telkens dezelfde mensen aan het woord
  • Er is geen rode draad door de onderwerpen
  • Agendapunten zijn onduidelijk
  • Iedereen praat door elkaar
  • Er worden geen knopen doorgehakt

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.