Voorkom stress op je werk door effectief mailbeheer

Door Agnes1966 gepubliceerd op Friday 02 May 23:17

2ec23c658f34d84b4b0d226fa1afbbb2_1399067

Loopt jouw mailbox ook continue vol? Vind je het lastig om prioriteiten te stellen? Heb je geen overzicht meer en wil je graag meer grip op je werk? Met de tips in dit artikel breng je snel structuur aan in je werk. Resultaat? Rust in je hoofd en meer balans tussen werk en privé.

Beheerst jouw mailbox je leven?

Oké, de titel is misschien een tikje overdreven, maar ken je het gevoel? Het gevoel dat je continue achter de feiten aanloopt? Heb je net je belangrijkste mail afgehandeld en om tien voor vijf komen ze weer met tien tegelijk binnen? En waarom ontvang jij deze mail? Wat moet je met een c.c.? Weggooien of toch maar bewaren? Mail bepaalt in grote lijnen de indeling van je dag. Wat heeft nu werkelijk prioriteit en hoe zorg je voor meer rust in je hoofd?

09a3c06a15d8b0e4186d9283235eb49d_1399067

Indeling mailbox

Allereerst is het goed om een goede indeling in je mailbox te maken. Dat kun je doen door met folders te werken; aparte mappen waar je mailberichten in onder verdeelt. Als je dit een paar keer per dag doet, zul je zien dat dit al meer rust geeft. De mappen die je aanmaakt in je mailbox kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • Afhandelen
  • Wachten op reactie
  • C.c.
  • Informatie bewaren
  • Privé
  • Prullenbak

Deze mappenstructuur kun je natuurlijk zo uitgebreid maken als je wilt.

Hoe ga je te werk?

Mailtjes die binnenkomen en die je direct kunt beantwoorden, beantwoord je ook direct. Mailtjes waar iets mee moet gebeuren, versleep je naar ‘nog te doen ‘. Mailtjes waar jij in de c.c. wordt vermeld, sleep je naar de map ‘c.c.’, mailtjes waar je niets mee doet, kunnen gelijk de prullenbak in.

Vervolgens werk je systematisch de map ‘afhandelen’ af.

Je zult zien dat deze efficiënte manier van werken snel went en dat je tijd overhoudt voor andere werkzaamheden.

5342612ae49d08bd95d315a69816352a_1399067

Is een mailtje echt nodig?

We bestoken elkaar met mail. Overdag, ’s avonds en zelfs in het weekend. Hoeveel onnodige mailtjes ontvang je niet per dag? En hoeveel mailtjes ontvang je waarbij je in de c.c. staat? En wat moet je met al die mailtjes? Het wordt vervolgens helemaal druk in je mailbox als iedereen ‘reply to all’ gebruikt.

In Frankrijk hebben ze daar iets op bedacht. Hopelijk komt het in Nederland ook ooit nog eens zo ver!

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6df7c79c55516cca6efb52da01deaa2d_1399067

Geen werkmails na zes uur in Frankrijk

(bron; Telegraaf)

Franse werknemers in de tech- en consultancysectoren hoeven niet langer te vrezen dat ze 's avonds nog aan het werk worden gezet. Werkgevers en bonden hebben in het land namelijk een verdrag gesloten waardoor het verboden is voor bedrijven in deze sectoren om werknemers na zes uur 's avonds via mail te benaderen.

Ondermeer de Franse onderdelen van Google, Facebook, Deloitte en PwC hebben de wettelijk bindende overeenkomst ondertekend. Het is een nieuwe stap in het plan om de werkweek in het land korter te maken. In 1999 werd de 35-urige werkweek al ingesteld, wat bedoeld was om meer banen te creëren. Nu iedereen echter een laptop, smartphone en tablet bij zich heeft, blijken veel werknemers ook buiten deze uren nog aan de slag te zijn voor de baas.

Met de nieuwe overeenkomst wordt dat lastiger gemaakt. Werkgevers mogen niet langer buiten werktijd mailen en werknemers worden geacht om de telefoon en tablet 's avonds uit te zetten.

Uit een recent onderzoek bleek dat 39 procent van de werknemers en 77 procent van de managers hun gadgets gebruiken om 's avonds, in het weekend en tijdens vakantie toch nog wat werk te verrichten.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

894b5904c6f4d575f4edd3a10ad2ef3e_1399068

Pak de telefoon of loop eens bij je collega binnen

Hoe vaak komt het niet voor dat je een collega mailt die een paar deuren verderop zit? Is het soms niet veel efficiënter om even bij iemand binnen te lopen of als dat niet kan, de telefoon te pakken? Mailen is inmiddels een gewenning geworden en we doen er allemaal aan mee.

Stap over naar Oxxio

Help deze website en onze schrijvers, stap over naar Oxxio als energieleverancier.

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.