Projectmatig werken Propedeuse jaar 1, Samenvatting hoofdstuk 2

Door Rani_ gepubliceerd op Sunday 06 October 18:49

Hoofdstuk 2 Mensen en projecten

 

Bedrijven zijn op verschillende manieren georganiseerd. Om de manieren duidelijk te maken kun je een organigram tekenen.

Er word in een organigram onderscheid gemaakt tussen een lijn en stafafdeling.

Binnen een lijnafdeling is er sprake van machtsverhouding. De manager van een afdeling is ook  de ‘baas’van de subafdelingen.   Bij een stafindeling geeft meestal de administratie en personeelsafdelign advies of ondersteuning aan de verschillende afdelingen.

 

Projectorganisatie:

Om een project uit te voeren, word door het managment een apart projectorganisatie in het leven geroepen. Deze projectorganisatie staat buiten de normale organisatielijn. De projectleden hebben tijdelijk een projectleider als baas.

 

Groepsproject:

Een projectgroep bestaat uit mensen die voor een project op basis van hun bekwaamheden, vakkennis en hun karakter bijeen zijn gebracht. De groep moet afspraken maken over de wijze van samenwerken, de vergadertijden en de manier waarop beslissingen worden genomen. Ook moeten afspraken over de taakverdeling worden gemaakt .

In een projectgroep komen volgende functies voor

-          Projectleiding: Deze bestaat uit de projectleider, een groot project kan onderverdeeld zijn in werkgroepen met werkgroepleiders. Ook word vaak een projectleider ondersteund door een assistentprojectleider.

-          Projectsecretariaat: Bij een groot project is een apart secretariaat wenselijk, bij een klein project word een projectlid belast met deze taak. Deze is verantwoordelijk voor briefwisseling,notuleren ect.

-          Projectleden: Deze zorgen voor de uitvoering van het project, ze worden op basis van hun deskundigheid en vaardigheden geselecteerd.

-          Adviseurs: Dit kunnen deskundigen zijn in eigen organisatie of soms worden er consultanten ingehuurd buiten de organisatie die kritisch kijken naar het project voor verbeteringen

-          Werkgroep: dit zijn mensen die niet in het projectgroep zitten maar wel er mee te maken krijgen, doordat zij bijvoorbeeld taken moeten verrichten voor het aankondigen van een nieuw product. (reclamecampagnes)

 

De buitenwereld:

De projectgroep staat niet op zichzelf en heeft een relatie met de buitenwereld.

-          De opdrachtgever of de sponser van de projectgroep

-          Het stuurgroep

-          Een referentiegroep/klankbordgroep , dit is een groep mensen die ervaring heeft met activiteiten die binnen het huidige groep moet worden uitgevoerd.

-          De afdelingshoofden (zij leveren de interne projectmedewerkers)

-          Een medezeggenschapsraad ( die moeten adviseren aan of instemmen met een nieuw product)

-          De overheid ( verstrekt subsidies of geeft vergunningen)

 

Wisselwerking tussen projectteam en projectomgeving:

Er is een wisselwerking tussen project, moederorganisatie en buitenwereld . Er is een uitwisseling van mensen,middelen,informatie en geld. Alle belanghebbende van het project worden wel stakeholders genoemd. Stakeholders kunnen voordeel of nadeel ondervinden van het project of kunnen het project beinvloeden. Het is belangrijk dat de projectgroep ervoor zorgt datr de moederorganisatie en de buitenwereld weten waar ze mee bezig zijn. Dit kan door het geven van voorlichting en het schrijven van schriftelijke informatie , zoals

Personeelsbbladen,apart informatie bullit, mededelingen op het prikbord, studiedag, personeelsbijeenkomst of een knipselkrant.

Opdrachtgever:

De opdrachtgever is degene die het projectresultaat wilt. Hij is te beschouden als de klant van de projectgroep. Hij betaalt, en wilt het eindproduct zien. Via de planning van het project krijgt de opdrachtgever antwoord op de vraag wanneer hij kan beschikken over het projectresultaat. De opdrachtgever is ook degene die uiteindelijk vaststelt of het juiste projectresultaat is behaald.

De opdrachtgever is degene die het project heeft doen opstarten, en heeft de volgende verantwoordelijkheden:

-          Het nemen van beslissingen, zoals goedkeuren van het projectvoorstel en het goedkeuren van plan van aanpak

-          Het scheppen van duidelijkheid in onduidelijke situaties

-          Het zorgen voor voldoende autorisatie van het managment van de organisatie

-          Het meedenken van de projectgroep

-          Het beschikbaarstellen en bewaken van het budget

-          Het bewaken van de kwaliteit

 

Toekomstige gebruikers:

Het eindproduct word uiteindelijk door zogenoemde ‘toekomstigse gebruikers letterlijk in gebruik genomen. De toekomstige gebruikers voor een project dat gaat over het bouwen van een nieuw huis dan zijn de nieuwe bewoners de toekomstige gebruikers want hun maken gebruik van het product waarvoor het project was opgestart.

Competenties van een projectleider:

Een projectleider word ook wel de kapitein van het schip genoemd, een projectleider is een tijdelijke baas van de pojrectgroep

De benodigde competenties hebben te maken met eigenschappen als :

-          Zich als een leider gedragen

-          Kunnen onderhandelen

-          Taakgerichtwerken

-          Hoofd en bijzaken onderscheiden

-          Opstellen van plan van aanpak

-          Motiveren van projectleden

-          Aansturen van projectleden

-          Beheren van financiën

 

 

 

 

Verantwoordelijkheden van een projectleider:

De projectleiderschap kan worden opgedeeld in volgende activiteiten:

-          Intern gericht op management

-          Extern gericht op opdrachtgever

-          Organiseren

Aantal verantwoordelijkheden die hierbij komen kijken:

-          Zorgen voor een juiste plan van aanpak

-          Dagelijkse leiding nemen binnen het team

-          Bewaken van de planning

-          Bewaken van het projectbudget

Competenties van de projectleden:

-          Ze moeten kunnen samenwerken

-          Een positief groepsklimaat is belangrijk, alle goede ideeën moeten worden gehoord

-          Effectief discussiëren

-          Kritiek geven en ontvangen

Taakgericht en mensgericht leiderschap:

De projectgroep bestaat uit een groep mensen die een taak moeten verrichten, de leider van de groep is of taakgericht of mensgericht. Dit wilt zeggen dat of hij gaat ervoor dat de project zo snel mogelijk word uitgevoerd in zo weinig tijd, of hij is mensgericht en dat houd in dat hij de projectgroep naar zijn zin wilt maken. Een leider die niet bemoeit met de resultaat van de groep of de werksfeer in de groep noemen we een deserteur.

 

Teamrollen volgens Belbin:

-          Bedrijfsman

De bedrijfsman is een harde werker met een gezond verstand, hij heeft zelfdiscipline en is een doener, Hij staat niet altijd open voor nieuwe ideeën en is minder flexibel

-          Voorzitter

De voorzetter weet respect af te dwingen, hij kan motiveren en delegeren en is ook doelgericht. Hij is niet altijd een creatief en intelligent persoon.

-          Vormer

De vormer heeft energie en is ambitieus. Hij voegt nieuwe ideeën samen en geeft oplossingen. Hij is vaak ongeduldig en snel geïrriteerd.

-          Plant

De plant is onafhankelijk en zeer creatief. Hij kan goed brainstormen en heeft niet altijd een doel voor praktische details.

-          Brononderzoeker

De brononderzoeker is nieuwsgierig en communicatief. Hij is een echte netwerker en brengt nieuwe ideeën uit de buitenwereld, Hij is soms optimistisch en snel verveeld. Komt afspraken niet altijd na maar is goed in improviseren.

-          Groepswerker

De groepswerker denkt aan de menselijke kant , is gevoelig en is positief in omgang naar anderen. Hij probeert problemen te voorkomen en kan geen moeilijke beslissingen nemen

-          Afmaker (zorgdrager)

De afmaker is ordelijk en kwaliteitsbewust. Hij kan dingen goed afmaken en stimuleert en controleert anderen. Hij heeft geen moeite met delegeren en maakt zich te veel zorgen over details.

-          Specialist

De specialist beschikt over deskundige vakkenis en probeert deze ook uit  te breiden . Bij heeft weinig voor oog voor het geheel en bemoeit zich weinig met zaken buiten de vakgebied.

-          Mix van rollen

Het kan ook voorkomen dat personen 2 van deze eigenschappen kan vervullen. Zo kan iemand bijvoorbeeld een bedrijfsman en ook zorgdrager zijn. Belbin heeft naar de hem genoemde belbin test ontwikkeld waarmee vastgesteld kan worden welke rol bij jou past.

Virtuele hulpmiddelen voor samenwerking:

-          Agendabeheer ( Elecktronische agenda kan zeer behulpzaam zijn bij het plannen van een project)

-          Teleconferentie ( Voor vergaderingen met mensen uit het buitenland )

-          Documenten delen ( Plaats documenten van het project op een bedrijfsnetwerk zodat iedereen erbij kan indien nodig )

-          Planningssoftware ( Met deze software kun je de planning inplannen van de medewerkers van het projectgroep.

-          Virtueel samenwerken ( Je kunt op een lokale netwerk van je organisatie samenwerken maar er zijn ook websites met toegang tot allerlei hulpmiddelen voor het project)

-          Sociale netwerken ( via sociale netwerken leg je contact met sociale contacten en mensen die voor jou van belang kunnen zijn voor het project.)

 

Teamafspraken

Om in een projectteam effectief en efficiënt te werken is het raadzaam om in de vergaderingen afspraken te maken zoals:

-          Iedereen stemt in met de verstrekte projectopdracht

-          Iedereen is verantwoordelijk voor het eindresultaat

-          We respecteren elkaar en luisteren naar elkaars mening

-          We beloven niets wat we niet kunnen waarmaken

-          We houden ons aan ons gemaakte afspraken

-          Ect.

 

Voordat er word gewerkt aan een project word er eerst gebrainstormd, de spelregels van het brainstormen zijn:

-          Er  zijn bij brainstormen geen goeie,  slechte  of vreemde ideeën .

-          Tijdens het brainstormen mag je geen kritiek leveren op ideeën.

-          Het is toegestaan de ideeën te combineren of aan te vullen met andere ideeën.

 

Onderhandelen:

Een projectleider gaat aan het eind moeten kijken wat  en welke ideeën het meest haalbaar zijn in het project. De projectleider zal in verschillende situaties een besluit moeten nemen:

-          Met de opdrachtgever komen tot een ruim budget voor het project

-          Met leveranciers over de prijzen en de levertijden

-          Met projectleden over de planning en de kwaliteit van hun werk

-          Met de afdelingshoofden over de inzet van de projectleden

-          Met de overheid over vergunningen en subsidies.

-          Besluiten nemen in een project

-          Besluitvorming door meederheid van stemmen

-          Besluitvorming door unanimiteit

-          Besluitvorming door autoriteit

-          Besluitvorming door gebrek aan reacties

 

Een project uitbesteden:

Hier zijn 3 manieren voor die in het boek worden behandeld

-          Detacheringsbureaus (automatiseringspersoneel)

-          Outsourcing (uitbesteding)

-          Turnkeyproject ( gehele uitbesteding)

 

Reacties (0) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.