Weg met de chaos, vergeten boodschappen en de onafgewerkte actielijstjes! Vanaf nu ga je je leven goed organiseren... jawel in Excel. Ik schreef al eens een artikel over een to-do lijst in Excel, maar in dit artikel meer over het opzetten, afwerken en bijhouden van deze lijst. Loosely based on Getting Things Done (GTD), maar dan toegepast op je eigen "levensprojecten" zoals huishouden, hobby's, werk etc.

 

 

Stap 1: verzamelen

Ga er eens goed voor zitten - kop thee erbij, koekje erbij - en schrijf alles, maar dan ook echt alles, op wat je bezighoudt. Spit al je losse briefjes door, notities op bierviltjes of sigarendoosjes, boodschappenlijstjes, je "roodgevlagde" e-mails, je brievenbus, losse gedachten die door je hoofd spoken... Gooi direct alle losse lijstjes weg, behalve natuurlijk rekeningen, die nog moeten worden bewaard, en post en e-mails die moeten worden gearchiveerd. Laat ook geen rommel rondslingeren om je aan je actiepunten te herinneren. Resultaat: al je actiepunten staan op één grote lijst en nergens anders.

Stap 2: verwerken

Deel alles goed in naar "projecten". Voorbeelden van projecten kunnen zijn: huishouden, werk, hobby's, verzorging, diverse. Wellicht kan je zelf nog wel dingen bedenken. Zet alles in een mooie tabel in Excel. Hak grote acties alvast in kleinere stukken, elk op een aparte regel. Het hele huis stofzuigen is wellicht geen actiepunt waar je blij van wordt, maar eerst de bovenverdieping en later de benedenverdieping is al beter te overzien.

Lees meer in mijn artikel to-do lijst in Excel. Ook erg leuk en bruikbaar zijn de sjablonen in Excel. In het bestand "To do lists for projects" kan je aangeven voor hoeveel procent een taak is afgerond. In Excel 2007 open je deze als volgt:

• klik op de windows knop
• klik op NEW
• kies lists and to-do checklists
• kies Business lists
• selecteer het bestand "To do lists for projects"

In jouw tabel kan je kolommen toevoegen zoals project, subproject, context, prioriteit en datum. Context kan een plaats zijn of bijvoorbeeld "bellen", "afwachten", "ooit" etc. Maar je mag zelf weten welke kolommen voor jou handig zijn om te gebruiken. Nu heb je een basis voor een GTD systeem.

De eerste twee stappen kunnen vrij veel werk zijn, afhankelijk van hoe ingewikkeld jouw leven in elkaar zit. Maar: je hoofd is lekker leeg en je kunt niets meer vergeten. Mits je natuurlijk je lijst wekelijks langsloopt!

Stap 3: organiseren

Loop de lijst langs: voer de actie direct uit (indien minder dan 2 minuten werk) of plan deze in. Vul je agenda gelijk met actiepunten. Ook acties met minder haast, kunnen alvast in je agenda, bijvoorbeeld een controleafspraak bij de tandarts over een half jaar. Ook als er nog geen datum bekend is, kan je dit actiepunt in je agenda zetten als herinnering. Actiepunten die je ooit eens zou willen doen, hoeven nog niet in de agenda. Die kom je later wel weer tegen op je lijst. Niet alle acties zijn handig voor in de agenda. Je mag ook best een boodschappenlijstje of een klein to-do lijstje voor die dag maken. Als je dit lijstje maar niet eeuwig bewaart: zie de volgende stap.

Stap 4: review

Dit is een belangrijk punt om de orde te handhaven. Update je lijst wekelijks. Pak je afgevinkte boodschappenlijstjes erbij, eventuele andere losse lijstjes etc. Verwijder de uitgevoerde actiepunten van je Excel lijst. Werk gelijk je administratie bij: betaalde rekeningen en verwerkte post kunnen in het archief of weggegooid.

Stap 5: doen

Hier gaat het uiteindelijk om: zorg ervoor dat je actiepunten daadwerkelijk worden uitgevoerd! Nog wat tips die de uitvoering leuker en haalbaarder maken:

• verdeel de klus in hapklare brokken
• doe één ding tegelijk
• laat je niet afleiden
• stel niets uit
• beloon jezelf na het afronden van een moeilijke klus: met een leuke klus of met een chocolaatje...

 

Veel succes... en wat had ik zelf al veel actiepunten kunnen doen in de tijd dat ik dit stukje schreef :D

 

Voorbeeld in Excel:

 

Bronnen

• Excel helpfunctie
• Wikipedia Getting Things Done
• SoChicken Getting Thins Done in 7 stappen