Een kijkje in de keuken van een reisorganisatie

Door Simireizen gepubliceerd op Friday 28 September 12:13

In dit artikel geven we een klein kijkje in de keuken van een reisorganisatie. Als je een vakantie boekt, sta je er niet bij stil wat voor organisatie er allemaal omheen zit. Het leek mij leuk om eens een stukje achtergrond te geven. In dit artikel gaat het specifiek om de voorbereidingen van kinderkampen en jongerenreizen, wat eigenlijk geheel georganiseerde groepsreizen zijn.

Het allerbelangrijkste, naast goede materialen en locaties, is je personeel. Zonder goede reisleiders kun je geen goede zomerkampen afleveren. De selectie voor nieuwe reisleiders is dan ook het allerbelangrijkste. We beginnen hier al een jaar vantevoren mee, omdat nieuwe begeleiders grondig getraind moeten worden voor ze een groep kunnen runnen.

De selectie van personeel

Na het plaatsen van een advertentie, nodigen we mensen uit voor sollicitatie-gesprekken. Als die goed verlopen, worden potentiele reisleiders uitgenodigd voor een selectie-weekend, waar ze alsnog af kunnen vallen. Als ze ook het selectie-weekend met rollenspellen, samenwerkingsopdrachten en workshops, overleefd hebben, zijn ze er nog niet. Een grondige referentie-check, de verklaring omtrent gedrag en 3 volle trainingsdagen volgen. Al met al een pittig traject, maar de bedoeling is dat ons medewerkers om kunnen gaan met alles waar ze tijdens een zomerkamp of jongerenreis mee te maken krijgen. Snel en effectief handelen is daarbij noodzaak.

Locaties

Elk zomerkamp en elke jongerenreis valt of staat met het vinden van een geschikte locatie. Dit gebeurt jaarlijks in September en Oktober, waarbij we alle locaties uitgebreid bezoeken en al onze plannen bespreken. We zoeken hierbij naar unieke activiteiten. Zo kun je tijdens onze bergsportkampen in Oostenrijk zelf een tokkelbaan over een snelstromende rivier bouwen en tijdens onze jongerenreizen naar Slovenie overnachten in een diepe grot!
De locatie selectie is ontzettend belangrijk, omdat er veel is waar je op moet letten. De locatie moet immers schoon, netjes, goed bereikbaar, niet te afgelegen, gezellig en goed georganiseerd zijn.

Draaiboeken, koken voor groepen en meer

Koken voor een groep kinderen van 25 man groot is, als je dit nooit gedaan hebt, best lastig. We hebben dan ook een groot Simi Receptenboek samengesteld met makkelijke en gezonde groepsgerechten en de exacte bereiding ervan. Zo lukt het begeleiders (we oefenen dit ook tijdens de trainingsweekenden) om lekkere en gezonde maaltijden voor de jongeren en kinderen te bereiden.
Elk zomerkamp heeft een uitgebreid draaiboek met daarin alle benodigde praktische informatie (waar is het ziekenhuis, wie bel je in geval van nood, wat doe je bij pech, enz enz). Het draaiboek is er voor alle praktische informatie en het dag tot dag programma.
Elke reisleider beschikt daarnaast over een handboek waarin al onze regels uitgewerkt zijn. Werken met kinderen is niet altijd makkelijk en we willen dat onze begeleiders heel bewust werken. Zo staan er in het handboek regels met betrekking tot de omgang met kinderen, in welke situaties ze actie moeten ondernemen, informatie over het gedrag van kinderen en nog veel meer. In totaal 40 pagina's groot is dit het uitgangspunt voor alle begeleiders.
Om de leukste spellen te organiseren heeft elke reisleider, afhankelijk van de locatie en of het een zomerkamp voor jongere kinderen of pubers betreft, een spelletjesboek met daarin opgedeeld in categorieen alle mogelijke spelletjes voor binnen en buiten.
Daarmee zijn we er nog niet natuurlijk! Elke locatie wordt tijdens een vakantiekamp door ons gecontroleerd. Zo kunnen we reisleiders bijsturen en de stemming peilen.

Zoals je ziet is er een hoop waat we aan denken en moeten denken. We hebben het dan nog niet eens gehad over materiaalselectie en onderhoud, EHBO en andere belangrijke dingen waar we natuurlijk ook onze regels voor hebben. Wellicht in een volgend artikel!
 

Reacties (2) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.
Zeker interessant. Sta je niet zo bij stil als buitenstaander... Duim en fan erbij!
Interessant, zo'n kijkje in de keuken. Goed om te lezen, dat jullie de organisatie van kinderkampen zo serieus nemen. Voor ouders lijkt me dat een geruststelling. Tip: voeg nog een paar relevante plaatjes toe, dat leest leuker. Duim!