Zal ik jou eens wat zeggen?

Door Stephanie_ gepubliceerd op Friday 28 September 12:12

Het woord feedback doet bij veel mensen de teennagels krullen. Het maakt niet uit of het gaat om feedback ontvangen of geven. Het woord heeft een negatieve lading waar menigeen zenuwachtig van wordt. Hoe kan het dat zoveel mensen hier moeite mee hebben en wat kan je hier aan doen?

Feedback

Om  erachter te komen waar mensen zoveel moeite mee hebben als het gaat om feedback is het handig om eerst te definiëren wat er eigenlijk onder feedback verstaan wordt. In dit artikel wordt er vanuit gegaan dat feedback een verzameling is van geconstateerde feiten, ervaringen en bevindingen die uit bepaalde situaties, acties of activiteiten worden gehaald en waaraan een persoonlijke waarde(mening) is toegevoegd.

Knelpunten

Tijdens mijn studie heb ik vaak te maken met het ontvangen en geven van feedback. In theorie worden hier altijd mooie afspraken over gemaakt, maar in de praktijk is het lastig om deze afspraken na te komen. Ik wil graag enkele knelpunten daarin aangeven door de misverstanden toe te lichten die ontstaan tussen een zender van feedback en de ontvanger van feedback. De feedback zelf noem ik daarin een boodschap, hetgeen dat de zender wil overbrengen op de ontvanger. De knelpunten zitten vooral in het volgende:

Luisteren

Is de feedback echt terecht, heb je goed geluisterd naar de ontvanger alvorens je hem of haar jouw constateringen onder de neus wrijft? En heb jij als ontvanger wel goed geluisterd naar de zender? Heb jij de boodschap goed begrepen?

Of je goed hebt geluisterd kun je natuurlijk controleren door gebruik te maken van respons geven. Helaas is dit ook weer iets dat in de praktijk niet altijd goed uitpakt. Vaak zijn we te arrogant om stil te staan bij het feit dat we het wel eens bij het verkeerde eind kunnen hebben. Toegeven aan je eigen zwakke kanten is niet zo makkelijk als het lijkt, maar vergeet niet dat slecht luisteren ook onbewust kan gaan. De ontvanger of zender kan afgeleid zijn door andere zaken en trekken daarmee woorden uit hun context. Ze geven een hele andere interpretatie aan de situatie dan ze zonder afleiding hadden gedaan.

Gebrek aan respons

Ontvangers van feedback hebben de neiging om dicht te klappen. Stopwoorden die ze na de feedback veelvuldig gebruiken zijn: ja, snap ik, oké et cetera. Ze geven de zender het idee dat de boodschap duidelijk is en vragen niet verder naar verheldering als een deel of de gehele boodschap niet begrepen of onduidelijk is. Andersom nemen de zenders conformerende antwoorden voor lief en vergeten te controleren of de ontvanger daadwerkelijk snapt wat er bedoeld was. Voor zowel de zender als de ontvanger bestaat de mogelijkheid dat er een miscommunicatie ontstaat en deze zal zorgen voor een negatieve ervaring met feedback.

Deze situatie is makkelijk te voorkomen door als zender te controleren of de boodschap daadwerkelijk aangekomen is: “Wat vind je van mijn feedback?”of “Wat ga je met mijn feedback doen?”. Andersom kan de ontvanger de zender controleren door te vertellen wat er uit de boodschap gehaald is: “Begrijp ik het goed dat (... interpretatie van de boodschap)” of “Kan je het iets meer toelichten. Ik begrijp niet wat je mij hiermee wilt duidelijk maken”.  Door te controleren maak je de kans op miscommunicatie een stuk kleiner en de kans op een positieve ervaring groter.

Abstracte formulering

Ten slotte zal de zender moeten nadenken over de manier waarop de boodschap verpakt wordt. Hier wordt in veel gevallen geen aandacht aan besteed waardoor de feedback bot kan overkomen. De ontvanger zal mogelijk niets met je feedback doen, omdat hij of zij zich aangevallen voelt.  Een effectieve manier om je boodschap te verpakken is de volgende formule:
Geconstateerde feiten, ervaringen en bevindingen + jouw mening en/of gevoel daarover
Wanneer het negatieve feedback betreft is het belangrijk om te bedenken dat de ontvanger moeite kan hebben met het accepteren van jouw constateringen. Om negatieve feedback te verzachten en aannemelijker te maken is het verstandig om je constateringen op te delen in een tip en een top.

Positief versus negatief

Verschillende onderzoeken hebben uitgewezen dat het belonen van goed gedrag stimulerend werkt in tegenstelling tot het afstraffen van ongewenst gedrag. De resultaten van dit onderzoek zou je kunnen toepassen op het geven van positieve- en negatieve feedback. De negatieve lading die het woord feedback heeft zal waarschijnlijk voor een groot deel te maken hebben met de demotivatie die aan negatief feedback gekoppeld zit.

Het is makkelijk om als zender altijd op andermans fouten te wijzen. Het spreekwoord “zoals de waard is vertrouwt hij zijn gasten”, is hierop van toepassing. Als jij als zender alleen maar negatieve feedback geeft op anderen is het aannemelijk dat jij van anderen verwacht dat ze ook alleen negatieve feedback voor jou hebben. Andersom een ontvanger die alleen maar negatieve feedback van anderen krijgt weet niet anders en zal zelf ook geen verandering ondernemen in de manier van feedback geven. Het is logisch dat de omgeving waarin het feedback geven op deze manier normaal is minder gemotiveerd is dan een omgeving waarin ook regelmatig positieve constateringen worden gedaan.

Negatieve lading

Dat menigeen moeite heeft met feedback heeft dus verschillende oorzaken. Door verkeerd om te gaan met het geven en ontvangen van feedback kunnen negatieve associaties ontstaan. Negatieve associaties maken doorgaans meer indruk op mensen en worden daardoor sneller opgeslagen in het langetermijngeheugen. Als men eenmaal terecht is gekomen in een circulair proces van negatief feedback is het lastig om deze cirkel te doorbreken. Des te langer je in deze cirkel blijft zitten des te meer je motivatie om vooruit te gaan, opzoek naar verbetering omlaag gaat.

Heb je zelf ook het idee dat je in zo'n negatieve spiraal terecht bent gekomen? Neem de tips dan goed door en pas ze toe op het geven en ontvangen van feedback in jouw omgeving! Sinds ik bewuster ben gaan nadenken over het begrip feedback en de onderstaande tips in mijn eigen situatie ben gaan toepassen merk ik dat mijn omgeving minder verstard raakt als ik mijn ongezouten mening over bepaalde constateringen geef. Met een heel groot voordeel: als jij de kwaliteiten van anderen benadrukt, zullen zij dit ook sneller bij jou doen! En zeg nou zelf; wie houdt er niet van een klein beetje egostreling?


Tips op een rij

Feedback geven:

  • Bedenk of je constateringen kloppen en de ontvanger hier daadwerkelijk iets mee kan.
  • Controleer of je boodschap goed is overgekomen.
  • Stel geen gesloten vragen als je controleert of de ontvanger jou heeft begrepen.
  • Als je een verbetering wilt tippen, gebruik dan een top om je ontvanger te blijven stimuleren.
  • Als je alleen positieve constateringen hebt, houd die dan niet voor jezelf. Positieve feedback is een stimulans!
  • Vertel altijd hoe jij je over de situatie voelt, dit maakt de feedback persoonlijk.

Feedback ontvangen:

  • Luister goed naar de feedback en vraag om opheldering als je iets niet begrijpt.
  • Vertel aan de zender hoe jij de feedback interpreteert.
  • Schiet niet direct in de verdediging als iemand negatieve feedback geeft. De zender wil je alleen maar helpen! Een heftige discussie naar aanleiding van feedback kan schadelijk zijn voor de onderlinge relatie die je met elkaar hebt.
  • Als je onzeker bent geworden nadat iemand alleen maar negatieve feedback op je heeft afgevuurd is het goed voor je zelfvertrouwen om te vragen wat er dan wel goed gaat volgens de zender! Vergeet niet dat de zender er vaak vanuit gaat dat jouw kwaliteiten vanzelfsprekend zijn.

Reacties (14) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.
"Imagination is more important than knowledge".
Ook van Einstein.
Goed geschreven duim en fan erbij!
zeer goed geschreven duim en fan erbij
Mooi en duidelijk geschreven,duim.
Kunnen we allemaal, ook op Xead, iets mee doen.