E-mailen... Hoe hoort het eigenlijk?

Door Ir gepubliceerd op Friday 28 September 12:11

Ja, ook hiervoor gelden etiquette... Leuk toch?

E-mailen… Hoe hoort het eigenlijk?

Om verder te gaan in dezelfde sfeer als mijn vorige artikel van vandaag heb ik een aantal pagina’s overgeslagen om terecht te komen  bij het hoofdstuk ‘Schriftelijke en mondelinge communicatie’.
We beginnen hier bij de brieven, want zeg nou eerlijk dat is toch echt de voorbode van de nu alom bekende e-mail. Brieven zijn zo oud als de mensheid. Het woord ‘brief’ komt, zoals je misschien al zou vermoeden uit het Latijn, zoals zo vele woorden daar hun oorsprong vinden. ‘Brief’ komt van brevis (libellus), wat ‘kort (geschrift)’ betekent. Raar eigenlijk dat we bij ‘brevis’ zijn blijven hangen, want sommige brieven zijn toch echt niet kort te noemen. ‘Libel’ zou dan een betere benaming zijn, ‘geschrift’. Maar ja, dit is aldus mijn bescheiden mening. Om nu in één keer het roer om te gaan gooien lijkt mij ietsiepietse te ver gaan. Wat jij?

Er bestaan twee soorten brieven, de officiële en particuliere. De eerste blijkt aan strikte regels te moeten voldoen, aldus Groskamp. Ik had ook niets anders verwacht. Nu ben ik wel nieuwsgierig geworden aan welke regels er voldaan dient te worden (schrijf ik dat goed?).
Helaas is zij hier niet heel specifiek op ingegaan, maar gaandeweg zal ik wel wat voetnootjes kunnen vinden.

Groskamp...

Groskamp schrijft: ‘Voor een lezenswaardige brief vereist men een belangwekkende inhoud, een verzorgde stijl en correct uiterlijk.’  Alles wat je schrijft moet je extra zorgvuldig omschrijven. Logisch, want de lezer kan niet direct om toelichting vragen wanneer deze iets niet begrijpt. Ook moet je oppassen dat die brief als bewijsstuk gebruikt kan worden. Want als het eenmaal vastligt, ligt het vast. Dat lijkt mij duidelijk. Schrijf daarom ook nooit uit woede of frustratie een brief. Je weet nooit wanneer en of deze tegen je gebruikt gaat worden. Als ik mijn woede weg wil schrijven doe ik dat om vervolgens het bewijsmateriaal eigenhandig te vernietigen, ofwel met de delete-knop of al scheurend (dit laatste geldt natuurlijk voor echt papier, maar dat had je wel begrepen), een vlammetje doet ook wonderen in dit laatste geval.

Onbeleefd...

Groskamp heeft ook een aantal dingen omschreven die gelden als zeer onbeleefd, maar ik ben inmiddels niets anders dan regels gewend van vrouwe Groskamp.
Hier volgen ze dan…

* Het verkeerd spellen van iemands naam. Is ook erg slordig, vind ik zelf. Als ik niet weet hoe ik iemands naam moet spellen dan zoek ik dat op. Natuurlijk kun je dat niet altijd vinden en ja dan word ik wel eens op mijn figuurlijke vingers getikt. Mijn naam wordt ook erg vaak verkeerd gespeld… Erica is met een ‘c’, niet met een ‘k’ en Kanters is geen Kampers of welke variant dan ook. Maar hier zet ik me snel over heen. Maar wat ik wel vervelend vind is wanneer je van een bedrijf of instantie een briefaanhef krijgt met ‘Mijnheer’ terwijl jij alle moeite hebt genomen je daar in te schrijven en dat ene blokje aangevinkt hebt met die ‘V’ of ‘F’(female) en dan nog….. Dat vind ik niet netjes.

* Een onvolledig adres. Het lijkt me handig een volledig adres te hebben tenminste als je wilt dat de brief aankomt bij de juiste persoon….

* Het scheef plakken van de postzegel. Dat is blijkbaar ‘Not Done!’ Deze vind ik wel grappig, want mijn streven is ook altijd die postzegel zo recht mogelijk in die rechter bovenhoek te plakken. Lukt dit niet, dan baal ik lichtjes. Waarom is mij ook de vraag. Zie het als een tic of afwijking. Geeft niet. Ook ik ben niet perfect.

* Onduidelijk of onleesbaar schrift. Deze moeten de huisartsen goed in zich opnemen en mijn moeder en mijn Frank. Ja, want die laatste twee zijn geen sierschrijvers. Hun schrijfwerk kun je meer als een soort van puzzel zien. Een hele uitdaging.

* Een (scheef) afgescheurd blocnotevel.(Ja, ik neem het letterlijk over wat er in het boek staat) Hierbij is mijn streven ook altijd netjes te scheuren. Wel maak ik hier onderscheid in aan welke persoon het betreffende velletje gericht is. Misschien niet eerlijk van mij, maar ik doe het toch moet ik eerlijk bekennen.

* Papier dat niet past bij de envelop. Nou, dit vind ik een lastige… Hoe moet het papier bij de envelop passen? Wanneer ik op wit papier geschreven heb mag ik dan geen rode, gele, paarse of welke kleur envelop dan ook gebruiken? Nee, deze gaat niet op voor mij. Hier zie ik het nut helemaal niet van in.

* Spel- en stijlfouten. Hier struikel ik niet heel erg over mits het maar leesbaar en begrijpelijk is. Wel moet ik eerlijk zijn dat bij sommige taalfouten mijn nekharen overeind gaan staan en dat is best een prestatie gezien mijn lange haar (lang haar is erg zwaar voor nekharen wanneer deze overeind willen komen te staan…)

* Vlekken, doorhalingen, verbeteringen. Dat is ook wat, mag dat ook al niet!? Ik ga toch echt een handgeschreven brief niet helemaal opnieuw schrijven wanneer ik iets verbeterd heb! Lang leve de computer!!! Del. Del. Del. (nee, ik ben niemand aan het uitschelden…)

* Gebruik van afkortingen dienen te worden voorkomen. Oeps… bij handgeschreven brieven (ja, heus ik schrijf ook nog wel eens een brief met de hand…) dan kort ik het woordje ‘een’ meestal af met ’n en ‘van het’ kort ik af met ‘v/h’. Ook schrijf ik nooit ’s-Hertogenbosch, maar altijd Den Bosch. Hier heb ik nog wel een leuke anekdote over. Toen ik nog taxichauffeur was moest een collegaatje mij aan een rit naar ’s-Hertogenbosch beginnen, maar voordat ze haar taxi in stapte moest ze ons vragen waar dat lag, want ze had er nog nooit van gehoord…. Ja, waar gebeurd! Ik dacht dat deze algemeen bekend was. Niet dus.

Het schrijven van compromitterende brieven. Hiermee wordt bedoeld dat een wellevend persoon nooit een anonieme brief zou schrijven of een brief om iemand in diskrediet te brengen. Anonieme brieven worden natuurlijk tegenwoordig alleen geaccepteerd op Valentijnsdag. Maar ja, dat is weer iets van deze tijd. Hier heb ik nog nooit aan meegedaan, maar ja, ik heb ook nog nooit een anoniem Valentijnskaartje gehad. Zou dat een gemis zijn? Ik zal het nooit weten, denk ik.

En nu nog iets wat ten strengste verboden is… Gebruik nooit zakelijk papier voor privé-doeleinden. Tja, daar is wel wat voor te zeggen, maar ik zou er niet direct over struikelen. Nou struikel ik ook niet makkelijk over briefen. Wel kun je er makkelijk over uitglijden wanneer er één op de grond ligt en je ziet hem niet liggen. Dan zit of ligt een ongeluk in een klein hoekje of op de grond.

Wanneer we dit nu alles vertalen voor de e-mail kunnen we een aantal van deze punten laten vallen. Boem! Bijvoorbeeld van die recht te plakken postzegel, doorhalingen en vlekken en vul zelf verder maar in. Maar de belangrijkste regel is die van de inhoud, spel- en schrijffouten en de naam. Alle mailtjes die je stuurt kunnen tegen je worden gebruikt, dus wanneer je een woede-aanval hebt gericht naar die ene persoon is mijn advies: schrijf (of tik) die woede eerst van je af om vervolgens alles te deleten en begin dan weer van voor af aan. Je bent je frustratie dan kwijt (althans, dat hoop ik) en kun je hierna weer iets helderder nadenken en alles netjes verwoorden. Hier heb ik ook ervaring mee gehad en ik moet zeggen dat het enorm oplucht om eerst al die woorden die je niet hoort te schrijven of uit te spreken op te schrijven (tikken) en deze dan allemaal te deleten. Een hele pak van je hart. En een hele heldere kijk op zaken met de woede lichtjes op de achtergrond, want laten we eerlijk zijn… er blijft altijd nog wel een vleugje ergens achter hangen.

Ben je benieuwd geworden naar de sfeer van mijn vorige artikel, zoals ik in de beginzin schreef, verwijs ik je daar wel even naar. Nee hoor, dat is geen enkele moeite…  http://www.xead.nl/google-en-wikipedia-mijn-beste-vrienden 

Een tipje van de sluier…. Internet (jawel, net zoals e-mail ook gelinked (gelinkt?) is aan internet, maar dit is overbodige informatie, ik weet het)

(c)http://www.ericakanters.nl
 

Reacties (3) 

Voordat je kunt reageren moet je aangemeld zijn. Login of maak een gratis account aan.
Ik vind het altijd vervelend dat je - tenzij anders aangegeven - vrijwel altijd een geachte "heer" bent. Zelfs als de afzender hoort te weten dat je een vrouw bent.
Ik voel mee met die "c" in je naam, mijn zus heeft hetzelfde probleem. Na al die jaren is er nog steeds een tante die niet door lijkt te hebben dat ze Carin heet en niet Karin.
Haha, leuk artikel! Verkeerd gespelde naam erger ik me altijd aan. Probeer ik altijd te voorkomen! En dat niet bijpassende papier.. je hebt soms wel eens bedrukt papier, tja, het is ietwat vreemd als je briefpapier met een pen in een envelop stopt met een zonnebloem. Als je begrijpt wat ik bedoel :) Graag gelezen!
Das een dijk van een artikel! Mag van mij de topper worden! zo goed geschreven! tuurlijk een duim